چکیده اجرایی
05
دسامبر

نحوه نگارش چکیده اجرایی یک پروژه ساختمانی

بسیاری از تصمیمات تجاری بر اساس چکیده‌های اجرایی طرح‌های پیشنهادی مربوطه اتخاذ می‌شوند. در تصمیماتی که پس از انجام ارزیابی‌های دقیق‌تر اتخاذ می‌شوند، نیز چکیده اجرایی نقش مهمی را در تعیین این‌که کدام پیشنهادات باید با دقت بیشتری بررسی شوند و کدام‌ یک باید فورا کنار گذاشته شوند، ایفا می‌کند.

البته تجزیه‌وتحلیل دقیق طرح پیشنهادی نیز جایگاه خودش را دارد. بااین‌حال، حتی یک طرح پیشنهادی قوی هم به یک چکیده اجرایی قدرتمند نیاز دارد.

بسته به ابعاد پروژه و شرکت، مسئولیت نوشتن یک چکیده اجرایی ممکن است به عهده ارزیاب یا مدیر پروژه باشد، لکن مدیر اجرایی پروژه و هماهنگ کننده ارزیابی نیز می‌توانند نقش پررنگی را در این خصوص ایفا نمایند. مهم‌ترین نکته‌ای که باید در هنگام نوشتن یک چکیده اجرایی برای پروژه ساختمانی در نظر بگیرید این است که به این چکیده به‌ عنوان فرصتی برای قبول شدن طرح پیشنهادی‌تان بنگرید. بنابراین باید مهم‌ترین اطلاعات موجود در طرحتان را مشخص کنید تا خواننده بتواند با آن‌چه در طرح‌تان ذکر نموده‌اید بیشتر آشنا شود، و علاوه بر این به‌ خوبی درک کند که چرا چنین طرحی را انتخاب نموده‌اید.

این مقاله به تمام سوالات شما در رابطه با نحوه نوشتن یک چکیده اجرایی مناسب پاسخ خواهد داد. ابتدا بخش‌های ضروری یک چکیده اجرایی مناسب برای طرح‌های پیشنهادی صنعت ساخت‌وساز ارائه می‌شود و در پایان نیز نکاتی برای نوشتن یک چکیده اجرایی قدرتمند ارائه خواهد شد:

  • تعریف مشکل
  • پیشنهاد راه‌حل
  • برنامه‌وبودجه
  • ریسک‌ها و کاهش ریسک‌ها
  • نتیجه‌گیری

چگونه برای پروژه ساختمانی خود یک چکیده اجرایی عالی بنویسیم؟

چکیده اجرایی ۱

تعریف مشکل

بهترین راه برای شروع یک چکیده اجرایی، توصیف مشکلی است که از شما خواسته‌شده بدان رسیدگی نمایید. شما باید به‌ وضوح بیان نمایید که چه کسی هستید و علاوهبراین نتیجه‌ای را که حاصل‌شده به‌ صراحت بیان کنید. چنین چکیده‌ای به مشتری احتمالی اجازه می‌دهد تا اهداف و مسیر پیش رویتان و آنچه را که می‌خواهید بدان دست‌یابید تجسم کند، و به شما نیز این امکان را می‌دهد تا نشان دهید که درک جامعی از نیازها و الزامات پروژه دارید.

پیشنهاد راه‌ حل

در این بخش می‌توانید راه‌حل موردنظرتان را به مشتری احتمالی ارائه کنید. راه‌حل باید برجسته‌ترین بخش چکیده اجرایی‌تان باشد، چراکه شما می‌خواهید نشان دهید که همه عوامل مهم را در نظر گرفته و تمام جوانب کار را سنجیده‌اید. مطمئن شوید که دلایلتان قانع‌کننده هستند. مشتری باید بداند که راه‌حل شما فقط یکی از هزاران راه‌حلی نیست که می‌تواند انتخاب کند، بلکه راه‌حلی است که شرکتشان بدان نیاز دارد.

نه‌ تنها به تشریح این امر بپردازید که راه‌حل نهایی چگونه به مرحله انجام خواهد رسید، بلکه از فرصت استفاده کنید و رویکرد و استراتژی‌های خود را نیز توضیح دهید تا مشتری‌تان اطمینان حاصل کند که محصول نهایی، انتظاراتش را برآورده خواهد نمود.

شواهدی از شایستگی‌های تیم و شرکتتان را که می‌توانند برای پروژه مذبور ارزشمند باشند عنوان کنید. موفقیت‌های قبلی‌تان در مدیریت پروژه‌های ساخت‌وساز، عامل مهمی در واگذاری پروژه هستند، بنابراین ارائه نمونه‌هایی که نشان می‌دهند چگونه پروژه‌های مشابه را درگذشته مدیریت کرده‌اید بسیار ارزشمند خواهد بود و می‌تواند طرح پیشنهادی‌تان را قویی‌تر نماید. بنابراین در راستای تحکیم چکیده اجرایی‌تان، می‌توانید به برخی از پروژه‌هایی اشاره‌کنید که مجریان پروژه یا مدیران پروژه شرکت شما در آن‌ها توانسته‌اند به موفقیت دست یابند.

برنامه‌ و بودجه

موضوع بعدی که از اهمیت بالایی برخوردار است این است که بودجه مورد انتظار و برنامه پیشنهادی خود را مشخص نمایید. این موارد برای اکثر تصمیم‌گیرندگان بسیار مهم هستند، بنابراین باید این قسمت را به صورتی توضیح دهید که به‌ راحتی قابل‌ هضم و قابل‌فهم باشد. اگر موادی وجود دارد که به بودجه غیرعادی یا برنامه‌ریزی خاصی نیاز دارد، بهتر است در همین قسمت در رابطه با آن‌ها توضیح دهید.

از فرصت استفاده کنید و به‌ طور خلاصه توضیح دهید که چرا چنین مواردی را انتخاب نموده‌اید و چرا استفاده از این موارد به نفع پروژه است. اگر در رابطه با بودجه‌ای که در نظر گرفته‌اید مطمئن نیستید و نمی‌دانید که آیا تمام موارد پروژه را پوشش می‌دهد یا نه، از یک مدیر پروژه ساخت‌وساز یا شخصی باتجربه بخواهید که اطلاعات را بررسی کند. واقعا عالی است اگر بتوانید این موضوعات را بدون اشغال فضای زیاد در این بخش بگنجانید.

سعی کنید کمی وسواسی عمل کنید و تمام نکات را در نظر بگیرید.در حالت ایده آل، این حساسیت‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌ها نشان می‌دهند که شما برای مقابله با تمامی اختلالات یا شکست‌های احتمالی آماده هستید. علاوه براین چنین بخش‌هایی به‌ خوبی نشان می‌دهند که شما درک کاملی از مدیریت پروژه ساخت‌وساز و فرآیندهای مربوط به آن دارید.

ریسک‌ها و کاهش ریسک‌ها

این موضوعات باید بخش کوچکی از چکیده اجرایی را به خود اختصاص دهند، اما در صورت امکان حتما آن‌ها را در چکیده اجرایی خود بگنجانید. درحالی‌که در این بخش نباید تمام موضوعات مربوط به طرح پیشنهادی‌تان را لیست نمایید، باید به‌ گونه‌ای عمل کنید که نشان دهد برای بررسی تمام جنبه‌های طرح پیشنهادی خود وقت گذاشته‌اید و مدیر پروژه ساخت‌وساز شما آماده پاسخگویی است. مطمئن شوید که برای خطرات بعدی، اقدامات لازم را در جهت کاهش ریسک در نظر گرفته‌اید، زیرا این نشان‌دهنده درک شما از پروژه است و نشان می‌دهد که از استراتژی‌های کاهش ریسک خود اطمینان دارید.

چکیده اجرایی ۱

نتیجه‌گیری

قسمت نتیجه‌گیری فرصت مناسبی را برای ارائه یک جمع‌بندی خوب از چکیده اجرایی در اختیار کسانی قرار می‌دهد که به‌ تازگی چکیده اجرایی شما را مطالعه نموده‌اند. از این فرصت برای ارائه پیشنهاد خود به‌ صورت کاملا ساختاریافته استفاده کنید و کاری کنید که خواننده باور کند که طرح شما بهترین گزینه است. مواردی را که در سایر بخش‌های چکیده اجرایی ذکر کرده‌اید به اهداف و مشکلات شرکت مذبور مرتبط نمایید.

نکاتی برای نوشتن بهترین چکیده اجرایی

سعی کنید چکیده اجرایی‌تان کاملا مختصر و مفید باشد

در حالت ایده آل، چکیده اجرایی باید بین ۱ تا ۲ صفحه باشد یا ۵ تا ۱۰ درصد گزارش را به خود اختصاص دهد. در واقع چکیده اجرایی باید در عین اختصار، تمام نکات مهم طرح پیشنهادی‌تان را در بربگیرد، به‌ طوری‌ که یک مدیر اجرایی بتواند آن را مطالعه نموده و درک کند که چه چیزی در طرح پیشنهادی‌تان گنجانده‌شده است.

از تکنیکی صحبت کردن بیش‌ از حد دست‌ بردارید

چکیده اجرایی باید به‌ راحتی قابل‌هضم باشد، حتی برای کسانی که دانش خاصی در رابطه با موضوع مورد نظر ندارند. ممکن است افرادی مانند مجری پروژه یا مهندس پروژه، تجربه کافی در این خصوص نداشته باشند، بنابراین مطمئن شوید که از اصطلاحات تخصصی زیادی استفاده نکنید. پیام چکیده اجرایی شما باید ساده بوده و به شرح زیر باشد: این کاری است که ما انجام می‌دهیم و می‌توانیم در این خصوص به شما کمک کنیم و برای رساندن این پیام، اصلا لازم نیست از کلمات و جملات پیچیده استفاده کنید.

از وارد شدن به جزئیات زیاد خودداری کنید

همان‌طور که قبلا هم ذکر شد، خوانندگان فقط باید جنبه‌های کلی پروژه را درک کنند تا تصمیم بگیرند که آیا ارزش بررسی دارد یا خیر. پس اگر چکیده اجرایی شامل تمام جزئیات باشد مطالعه الباقی بخش‌ها چه سودی برای مخاطب خواهد داشت! سعی کنید کیفیت چکیده اجرایی‌تان را در سطح بالایی نگه‌ دارید و به‌ جای پرداختن به جزئیات پروژه، بر روی آنچه برای شرکت موردنظر اهمیت دارد تمرکز نمایید.

منبع: gobridgit

دفتر معماری دگرش، با بکارگیری کارشناسان و متخصصین خبره تحت قرارداد مدیریت پیمان تمام پروژه‌ها را با برنامه ریزی دقیق و برآورد هزینه آن به کارفرمایان ارائه خواهند داد. تنها با یک تماس می‌توانید از مشاوره رایگان این مجموعه بهرمند شوید.